Recomendaciones para organizar tu tiempo al trabajar a distancia

¿Cumples con jornadas de trabajo virtual extenuantes y no consigues los resultados que esperas? Es probable que no sepas organizar tu tiempo apropiadamente. Si es así, a la larga provocará que sufras de desequilibrios en tu vida laboral y personal.

Entonces, para que no ocupes el último peldaño de productividad en la organización donde laboras. Te diremos varias recomendaciones que te ayudarán a ser más eficiente, eficaz, planificado y más concentrado en tus tareas.

Organiza tu tiempo erradicando la procranistación

¿Has escuchado el término procranistación? Esto es un mal hábito donde frecuentemente pospones asuntos relevantes por otros menos importantes. De hecho, las personas procranistadoras piensan que es más agradable irse de fiesta que acudir a una cita médica.

Por esto, empiezan a cancelar para “otro día” compromisos diversos. Como un informe laboral, hacer una reparación a su auto o realizar una capacitación. Lo cual los lleva a entrar a un círculo vicioso que transforma una inocente cancelación en un trastorno de comportamiento.

Incluso, si dejas que la procranistación invada tu vida personal y laboral te convertirás en una persona:

• Que no sabe cómo organizar el tiempo.
• Descuidado con su salud.
• Fracasado académicamente.
• Incapaz de cumplir sus responsabilidades personales y de trabajo.
• Con problemas para planificar su futuro a corto, mediano y largo plazo.

Cabe destacar que la procanistación ha sido objeto de estudio. Uno de ellos fue realizado por la Universidad Complutense de Madrid titulado “Procranistación, una revisión de su medida y sus correlatos”. Donde se afirma que los individuos jóvenes de origen occidental y de cualquier sexo, son proclives a tener esta conducta.

Asimismo, influyen ciertos aspectos que pueden conducirnos a ser procranistadores. Como temor al fracaso, las tareas complejas, pesimismo, inseguridad, evitar tomar riesgos, por nombrar algunas.

Planifica tus labores para organizar tu tiempo

Si quieres organizar tu tiempo de forma eficiente es fundamental que aprendas a planificar. Si no te levantas con un plan a diario, estarás como un cazador cuando pierde el rastro.

Por tal motivo, te recomiendo que un poco antes de concluir tu jornada diaria de trabajo. Aproveches para examinar que tienes pendiente para mañana. Entonces, cuando comiences tus actividades al día siguiente atiendas las 3 tareas más prioritarias.

Haz una lista de tus asignaciones diarias

Una buena forma de organizarse es haciendo una lista de asignaciones pendientes en tu computador o dispositivo móvil. Lo cual facilitará tu planificación, te permitirá evaluar que tan productivo eres y si has tenido progresos en tus labores. También, evita que estés repitiendo tareas o realizando procedimientos de manera desordenada.

Esta es una estrategia donde el descontrol agobiante de todos los días irá desapareciendo. En consecuencia, esa carga mental que implica ansiedad, estrés, angustia e intranquilidad se reducirá considerablemente.

Mantente lejos de distracciones en el trabajo

Es preciso que, hagas un análisis de todo lo que puede causarte interrupciones en tus actividades laborales. Por ejemplo, existen algunas situaciones como:

• Revisar excesivamente el correo electrónico.
• Usar demasiado el teléfono inteligente para contestar llamadas o mensajes en redes sociales.
• Navegar en sitios web que no sean relativos con tu trabajo.
• Con frecuencia descargar música y vídeos.
• Jugar en línea.

Si eres de las personas que tomas segmentos de tu horario de trabajo, es tiempo que comiences a tener autodisciplina. Lo cual puedes lograr alejándote de estos elementos distractores y concentrándote en tu trabajo.

Prioriza las asignaciones más urgentes

Una de tus preguntas es ¿cómo organizar mi tiempo cuando tengo asignaciones pendientes? La respuesta es, aprende a establecer prioridades con tus labores de la siguiente manera:

• Tareas impostergables: Estas son urgentes, hay que focalizarse en completarlas para finalizarlas exitosamente.
• Asignaciones importantes: No son tan prioritarias, por lo que podrás postergarlas para realizar las asignaciones más urgentes.
• Trabajos normales: No entran en el rango de las anteriores, es cierto que pueden esperar. Pero, no significa que no les prestarás atención, porque hay que llevarlas a cabo durante tu jornada de trabajo.

Evita ser perfeccionista

La perfección es un obstáculo que te impedirá organizar tu tiempo. Imagínate que nunca estés conforme con lo que haces y reinicies a cada rato una asignación. Perderás tiempo y por ende tu productividad descenderá.

Sin embargo, no te estoy diciendo que debes hacer tus labores a toda máquina. Ya que, esto ocasionará que disminuya la calidad de tu trabajo. Recuerda que no se deben hacer las tareas solo por cumplir con una meta, la excelencia debe evidenciarse.

Delegar es uno de los trucos para organizar tu tiempo

En caso que tengas un equipo de trabajo virtual a bajo tu cargo, te conviene aprender a delegar tareas. No eres un súper humano que todo lo puede, controlador y que no confía en nadie. Pues, caerás en el terreno del líder con filosofía de micromanagement, la cual es nociva en un ambiente laboral.

Con seguridad debes contar con un equipo conformado por talento humano de primera. Los cuales pueden colaborarte en asuntos menos importantes. Para que realmente te focalices en atender aquellos que son prioritarios. Además, te fatigarás menos y te sentirás más animado para afrontar tus asuntos personales y de trabajo.

Usa la tecnología para organizar tu tiempo

Si eres un trabajador a distancia debes estar al día con la tecnología. Si no lo sabías existen aplicaciones para organizar tu tiempo, compatibles con dispositivos IOS y Android. Como las que te detallaré enseguida:

• Tick Tick: Te ayudará a crear listas de tus tareas conforme con su prioridad. Asimismo, las organizas en un calendario anual por colores y les puedes crear alertas para estar pendiente para efectuarlas.
• Trello: Es perfecta para organizar tus proyectos laborales cuando son a mediano o largo plazo. En un tablero colocas las tareas y no te saltarás nada pendiente.
• Anydo: Si quieres ser más productivo esta aplicación te permitirá lograrlo. Porque, organiza eficientemente tus tareas y lleva un registro de tu progreso. De hecho, te recordará todo lo que está pendiente.

En ocasiones conviene decir “NO”

Una cosa es la colaboración y otra es encargarse de los asuntos de otros por hacerles un favor. Ya que, solo dejarás tus asuntos a un lado, para complacer a los demás. Entonces, no alcanzarás tus objetivos laborales y te sobrecargarás de trabajos extras. Así que, la mejor solución es aprender a decir “NO”.

Como puedes ver organizar tu tiempo es muy fácil si erradicas la procranistación. Además, si eres auto disciplinado, será sencillo para ti cumplir con tus responsabilidades laborales y las de tu vida personal. La idea es que seas eficiente y no estés angustiado por tener trabajo atrasado. Lo cual te quitará el sueño y la tranquilidad todos los días.